PRÉAMBULE
L’EPY est un espace de travail partagé (« coworking ») dont la gestion est assurée par les Associations Ensemble, Animons-Nous et L’Effet Pygmalion , associations déclarées sous le numéros (EAN) RNA W333002415 et sous le numéro SIREN 831 537 899 00013, (L’EPY) RNA W333007139 et sous le numéro SIREN 381 537 899 00013, dont le siège social est situé au 72 route de bouhiton 33125 LE TUZAN et dénommée ci-après « EAN ».
L’EPY est désigné par le «l’epy», le « coworking » ou le « lieu » au cours du présent règlement.
Philosophie de l’espace
Soutien aux professionnels locaux
Par l’accueil dans l’espace de travail et la mise à disposition de matériels professionnels.
Enrichissement des structures de la ville
Par la location de salles professionnelles de types : salle de réunion, studio photo, salle “sur demande 😉 “, pour attirer des professionnels extérieurs et des nouvelles compétences dans la ville.
Partage et formation
Par la mise en place de formations participatives (gratuites et mises en place par les coworkers) et de formations privées (à prix associatif et mises en place avec des formateurs professionnels extérieurs)
Ces formations seraient accessibles pour les membres de l’association et pour toute personne de l’extérieur. Elles seraient toutes orientées pour aider les professionnels et futurs professionnels à lancer et développer leur projet d’entreprise.
ARTICLE 1. DÉFINITIONS
Adhérent
Un adhérent est une personne physique, à jour de son adhésion annuelle à L’EPY. Cette adhésion permet de profiter des services proposés par l’espace de coworking, à des tarifs avantageux.
Administrateur
Un administrateur est un membre du conseil d’administration de L’EPY ou toute personne
mandatée par l’association pour garantir le respect du présent règlement.
Un administrateur est responsable de l’attribution du statut de semeur auprès d’un adhérent.
Semeur
Un semeur est un adhérent à jour de sa cotisation annuelle et un abonné habilité à ouvrir et fermer le coworking. Son abonnement est au moins mensuel. Il pourra prétendre à être un semeur sur demande aux administrateurs.
A ce titre, il est habilité à ouvrir ou fermer l’EPY (cf. Article 3). Dans un tel cas, il engage sa responsabilité quant à tout événement survenant au sein de l’EPY entre le moment de son ouverture et le moment de sa fermeture.
Il est identifié auprès des autres abonnés comme référent sur les questions relatives aux
entrées/sorties et à la sécurité durant les horaires d’ouverture du coworking (cf. Article 3). Tout administrateur est aussi Semeurs.
Epi
Un Epi est adhérent à l’association L’EFFET PYGMALION à jour de sa cotisation annuelle et répondant aux critères d’adhérent définis dans les statuts de l’association.
Son abonnement est au moins mensuel. Il pourra prétendre à être un semeur sur demande aux administrateurs
Semi
Un semi est une personne physique, à jour de son adhésion annuel à EAN, qui a effectué une réservation de salle ou qui souhaite bénéficier de l’espace de travail à la journée.
Tout abonné doit participer :
– à l’entretien du lieu
– à l’accueil : répondre aux questions des visiteurs, aider les nouveaux à prendre leur adhésion ou leur réservation, participer à la location des salles (accueil – service – entretien des salles)
– à la mise en place des événements : formations – afterwork – petits déjeuners
Il n’est pas attendu qu’un adhérent sacrifie son activité pour être actif sur 100% des tâches précédemment listées. Cependant, 5 à 10% en moyenne du temps passé dans l’espace de travail est à prévoir pour faire vivre le lieu.
Site Internet
Le site internet de l’association, mentionné au cours du présent règlement, est
ARTICLE 2. ADHÉSION
Éligibilité
Toute adhésion suppose la connaissance pleine et entièrement du présent règlement.
L’adhésion est ouverte aux personnes physiques dont l’activité exercée à L’EPY se rapporte à une activité bureautique ou numérique.
L’adhésion est soumise à l’inscription préalable sur le site internet de L’EPY.
Durée
L’adhésion a une durée d’un an. Celle-ci donne accès aux abonnements d’une journée à un an et à la possibilité de louer des espaces de travail.
Une période d’essai d’une journée pourra être observée sur accord express d’un semeur (administrateur). Au cours de sa journée d’essai, une personne répond aux critères d’invités.
.
Effet
Un abonnement commence à partir du premier jour de présence à L’EPY (hors éventuelle journée d’essai).
Un abonnement est tacitement reconduit en cas d’utilisation du lieu dans les 30 jours suivant la date de fin du dernier abonnement souscrit.
Tarif
Les tarifs en vigueur sont diffusés sur le site internet. Ils sont également mis à disposition dans l’enceinte de L’EPY et sont communiqués sur demande auprès d’un semeur.
Modalités de paiement
La cotisation est due à partir du premier jour de l’abonnement en cours.
Le paiement peut être effectué par carte bancaire (via le système de paiement en ligne disponible sur le site internet de l’association).
Toute personne qui n’est pas à jour de sa cotisation perd tout avantage d’abonné et peut se voir refuser l’accès du lieu.
ARTICLE 3. ACCÈS GÉNÉRAL
L’accès à L’EPY se fait par le « 13 place de la République 33113 Saint Symphorien ».
L’EPY est ouvert sur une base de 9h – 18h du lundi au vendredi. L’ouverture du lieu se fait de façon participative. Les horaires sont donc variables en fonction des disponibilités des semeurs et des administrateurs. Les horaires d’ouverture sont à vérifier chaque semaine sur les réseaux sociaux de L’EPY.
ARTICLE 4 : Utilisation de l’espace et des services associés
Il n’y a pas de préposé au ménage, c’est l’affaire de tous les coworkers !
JE SALIS, JE NETTOIE.
Entretien des locaux :
L’adhérent s’engage à laisser son bureau et les parties communes dans le meilleur état de propreté et d’ordre possible.
Le coworker ne peut pas stocker ses effets personnels ou son matériel professionnel sur un des bureaux, les postes de travail ne sont pas nominatifs. La location de casiers est prévue pour cela.
Chaque membre a dans l’obligation de conserver en bon état le matériel qui lui est confié.
Toute anomalie dans le fonctionnement du matériel et des machines ainsi que les incidents doivent être immédiatement signalés.
Casiers de rangement :
Des casiers de rangement sont mis en location pour permettre aux membres de stocker leurs affaires personnelles et professionnelles si celui-ci vient fréquemment travailler au coworking.
Il y a un nombre de casiers limités donc ils sont payants au mois ou à l’année pour 5€/mois.
Les administrateurs auront un double des clés en cas de souci (oublis de clés ou utilisation du casier au delà de la date de réservation)
D’autres part, les objets déposés dans les casiers ou laissés ailleurs dans les locaux du coworking, le sont aux risques et périls de leur propriétaire. L’EPY est en aucun cas responsable du matériel ou des biens apporté par les coworkers ou une personne de l’extérieur
Réseau informatique :
Le coworker s’engage à ne pas pratiquer d’activités illicites sur le réseau mis à disposition et à ne pas exploiter la bande passante d’une manière qui pourrait nuire à l’activité des autres coworkers.
Un usage illicite entraînera l’exclusion immédiate du coworker de l’association l’Epy.
Cuisine :
De l’équipement de cuisine sont à disposition des coworkers. Leur entretien est à la charge des personnes qui les utilisent.
Les consommables (thé, cafés, tisanes) sont achetés par l’association, votre abonnement comprend un consommable par jour. Si vous désirez une consommation en illimité des boissons, un abonnement est prévu à cet effet sur le site internet de L’EPY.
Pour toute autre consommation improvisée dans la journée, une tirelire est accessible dans la cuisine pour y déposer une participation libre.
Les déchets de ces consommables sont à trier comme les autres, suivant leur destination.
Les tasses sont à laver, la machine est à nettoyer, tout liquide renversé doit être essuyé.
Imprimante :
Un usage ponctuel et modéré de l’imprimante est proposé aux coworkers, sont compris dans l’abonnement (1 mois / 6 mois / 1 an) 5 copies par semaine, de type A4 impression office sans fond plein.
Dans le cas de la nécessité d’usage plus intensif, des tarifs s’appliquent. Se référer au site internet.
Dans tous les cas, l’usage de l’imprimante se fera de manière raisonnée en évitant tout gaspillage.
Salles & locations :
Différentes salles sont exploitables au sein du coworking.
La salle sur demande : Cette salle est disponible gratuitement aux abonnés dans une limite de 1h/jour consécutive et sous disponibilité de la salle.
Elle peut également être louée en passant par le site par les abonnés pour un usage plus important ou par les adhérents et personnes de l’extérieur..
La salle de réunion : Cette salle est disponible gratuitement aux abonnés dans une limite de 1h/jour consécutive et sous disponibilité de la salle.
Elle peut également être louée en passant par le site par les abonnés pour un usage plus important ou par les adhérents et personnes de l’extérieur.
Le studio photo : Cette salle est disponible gratuitement aux abonnés dans une limite de 1/2 journée/semaine consécutive et sous disponibilité de la salle.
Elle peut également être louée en passant par le site par les abonnés pour un usage plus important ou par les adhérents et personnes de l’extérieur.
Fermeture :
La personne qui ferme le coworking doit vérifier la fermeture des fenêtres, éteindre les lumières et s’assurer de bien fermer la porte du lieu.
Location du soir
La location de l’espace de coworking est possible sur les créneaux du soir uniquement sur demande.
- La location du coworking sur les créneaux du soir est prévue pour les événements professionnels. Les soirées personnelles ne sont pas autorisées. Aucun tapage nocturne ne sera toléré. L’ambiance doit rester calme et respectueuse.
Les activités commerciales sont autorisées. - Lors de la location de l’espace de coworking, un chèque de caution de 200€ sera demandé lors de la réservation mais restera non encaissé. Un état des lieux sera réalisé à l’entrée dans le coworking avec un responsable. Le lendemain matin, une fois le lieu rendu, un responsable fera le constat de l’état du lieu et du matériel. Le chèque de caution sera rendu si aucun dommage n’est constaté.
- Le locataire de l’espace est responsable du lieu, des personnes qu’il y fait entrer, ainsi que du matériel présent dans l’espace.
- La location de l’espace n’est pas 100% privatif. Des responsables du coworking peuvent être présents lors des créneaux du soir. Ils resteront actifs uniquement dans le bureau privé et ne prendront pas part à l’événement. Les responsables de L’EPY ne sont pas tenus d’animer l’événement.
- Le bureau privée ainsi que le studio photo ne seront pas accessibles lors des locations du soir.
- Lors d’une location sur les créneaux du soir, le matériel du coworking est rangé en lieu sûr. Celui-ci ne sera pas accessible lors de la location. Le matériel peut être mis à disposition sur demande lors de la location du coworking.
- Les consommables ne sont pas inclus dans la location. Il est possible d’amener vos propres victuailles.
- Les entrées dans le coworking doivent se faire avant 17h45, afin qu’un responsable puisse accueillir le locataire, lui expliquer le fonctionnement et réaliser l’état des lieux d’entrée. Toute arrivée après 18h sera refusée et la prestation facturée à 50%.
- La sortie se fait en autonomie grâce au boîtier de fermeture électronique Nukki. Une fois la porte fermée, vous n’aurez plus accès à l’espace de coworking qui sera fermé automatiquement.
- Le lieu doit être rendu en l’état propre et rangé.
- Tout dommage ou perte doit être signalé dans les plus brefs délais à un responsable.
Article 4 : Respect des personnes et des lieux
Le coworker s’engage à se comporter avec politesse et courtoisie.
Les personnes sont invitées à se présenter en tenue décente, avec une hygiène corporelle et vestimentaire acceptable et à avoir un comportement correct à l’égard de toute personne présente dans les locaux de l’espace de coworking.
Travail en équipe :
Le travail de groupe est autorisé de manière ponctuel et de manière discrète.
Si besoin, la salle de réunion ou la salle “sur demande 😉 “ sont prévues à cet effet. Pensez juste à réserver au préalable.
Discussions :
Le coworker s’engage à rester le plus discret possible et à maintenir un niveau sonore faible durant les heures de travail afin de ne pas nuire à la concentration des autres coworkers.
Téléphone :
Les téléphones doivent impérativement fonctionner sur vibreur ou silencieux.
Les appels téléphoniques doivent être passés en dehors des espaces communs, la salle one to one, la salle de bain ou l’extérieur sont prévus à cet effet.
Nourriture, boisson et alcool :
Toute nourriture et boisson est tolérée dans les espaces de travail du moment que cela n’est gênant pour personne et que le poste est ensuite nettoyé sans dégrader le mobilier ou le matériel numérique.
La consommation d’alcool, en dehors des évènements organisés par l’association, est formellement interdite dans nos locaux.
Il est possible à tous les membres de l’association d’utiliser le réfrigérateur du coworking en veillant à ne pas le saturer et à n’y laisser aucune nourriture avariée ou vaisselle sale. Tout élément considéré comme insalubre sera jeté.
Tabac et vapotage :
L’espace de coworking est entièrement non-fumeur (en application du décret n°92-478 du 29 mai 1992 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à usage collectif). Le vapotage n’est pas toléré.
Déchets :
Ici, on fait le tri ! Merci de respecter les consignes indiquées aux points de collecte afin d’avoir une démarche responsable.
Animaux :
Nous ne sommes pas fermés au concept, vous pouvez déposer une demande auprès des semeurs, votre demande sera étudiée rapidement.
Assurance des biens et des personnes :
Le matériel laissé dans les locaux de l’espace de coworking est uniquement sous la responsabilité de son propriétaire.
L’espace de coworking décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou dégradation.
Vos invités
Les coworkers qui reçoivent un ou des visiteurs dans l’espace de coworking sont responsables du comportement de ceux-ci.
Lorsqu’un coworker accueille des invités pour une réunion, ceux-ci n’ont pas à adhérer à l’association ni à payer de ticket de présence ou d’abonnement pour cette réunion. Il convient juste à la personne qui réserve la salle d’énumérer les noms des participants et d’informer du nombre de personnes afin que la salle soit prête et adaptée à cet effet.
La consommation de café, thé, tisane est comprise dans le tarif de la location de la salle.
Lorsque le coworker accueille un public extérieur, il s’engage à les accueillir et les prendre en charge de manière à ce que rien ne vienne perturber le calme ou l’organisation de l’espace de coworking, ces personnes sont sous l’entière responsabilité du coworker et doivent respecter ce présent règlement.
Travailler dans notre coworking
L’espace de coworking est destiné à accueillir des personnes travaillant principalement et physiquement seules, telles que des indépendants ou des télétravailleurs.